『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』
(鈴木真理子/著)

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  • 著者プロフィール
  • 目次
 近年テレワークの定着とともに、コミュニケーションを会話や電話ではなく、メールで行うことが増えてきた。チャットツールなどでのコミュニケーションも、テキストベースのメールの延長線上にあるといえるだろう。その結果、多くのビジネスパーソンが、メールの作成・返信などに余計な時間を取られてしまっている。

 そのため、メールをもっと素早くテキパキと片づけることができれば、本当に重要な仕事により時間を費やすことができるはずだ。本書では、こうしたスキルを「メール力」と定義し、伝えたいことが最速最短に伝わり、かつ感じのよいビジネスメール作成の基本から応用までを解説。平易かつ実践的なテクニックを多数公開している。

 著者は、講師派遣型の社員研修を行う株式会社ヴィタミンM 代表取締役で、これまで企業研修や公募型セミナーにおいて3万人以上にミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱している人物。メール対応に時間を取られている方やメールでのミスが多い方、コミュニケーション力アップや生産性向上を目指している方などはぜひご一読いただきたい。

著者:鈴木 真理子(Suzuki Mariko)
 株式会社ヴィタミンM 代表取締役。共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上)に入社し、9年3カ月間の勤務を経て退職。さまざまな職業を経験した後、ビジネスインストラクターとして独立。2006年起業し、講師派遣型の社員研修を行う株式会社ヴィタミンMを設立。これまで企業研修や公募型セミナーにおいて3万人以上に数多くの失敗談を告白しながら、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱している。講師業の傍ら、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、ビジネス書の執筆など幅広く活動中。日本ペンクラブ会員。
 主な著書に『「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣』『やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ』『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』『< 図解>仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)
第1章 メール力をつけると仕事がうまくいく
第2章 これさえ押さえれば安心! メールの書き方
第3章 メールでコミュニケーション力を高める
第4章 正しい言葉を使って書く
第5章 協力してもらえるように書く
第6章 超速で書く
第7章 テキパキと処理する
第8章 ミスなんて絶対しない
付 録 メール文例集

要約ダイジェスト

これさえ押さえれば安心!

 メールは大きく分けると、ヘッダーと本文の2つから成る。ヘッダーとは宛先の「アドレス」と「件名」、本文には、5つの要素である「宛名」「はじめの挨拶」「要件(本題)」「結びの挨拶」「署名」を順番に書く。

 本文は、全行左寄せで書き、行頭には1文字スペースを空けない。また、びっしりと文字が詰まったメールは読む気が失せるから、1~5行を一段落とする。話題が変わるときは1行空けて書き、文章は1行 30文字程度を目安に改行する。

 まず、「メールの価値はタイトルで決まる」と言っても過言ではないのに、なんとなくタイトルをつける人が多い。多いのは「~について」と「~の件」というタイトルだ。これらはもちろん誤りではないが、あいまいである。

 タイトルを見れば、パッと内容が想像できるようにしよう。受信者は届いたメールの送信者とタイトルを見て優先順位をつけたり、読むか捨てるかを瞬時に判断したりするからだ。

「これは大事なメールだ」と思わせるタイトルをつけるコツは2つある。1つ目は対象や案件を絞り込むこと。具体的には、会議の日付を入れたり、会議の名称を入れたりする。

 2つ目は、結論や目的、相手に期待する行動を入れること。つまり「何を伝えたいのか」「相手にどうしてほしいのか」を明確にする。具体的には、開催連絡、出欠確認、資料送付などの結論を【】に入れてタイトルの先頭にもってくる。

 次に、本文をどう書くか悩む時間を減らすには、パターンを決めておくことだ。それには、目的と結論を次のように書く。まずは目的。「自分は何のためにメールを送るの?」と自問自答し、「○○のためにメールを送ります」「○○したくメールをお送りしました」などと、○○に「なぜ」の目的を入れて書く。

 結論では「読み手にどうしてほしいのか?」を考え、例えば、返信してほしい、都合を知らせてほしい、書類を送ってほしいなど、「読み手にしてほしいこと」を書く。このように、目的と結論の2つを始めにもってくると、

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